L'Institut National de l'Audiovisuel recherche un Cadre administratif et commercial (H/F) pour un contrat à durée déterminée de 6 mois au sein de la Délégation de Lyon.

EPIC créé en 1975, l’INA est chargé de conserver, de valoriser et de transmettre le patrimoine audiovisuel français. Premier centre d’archives numérisées au monde avec plus de 3 millions et demi d’heures de télévision et de radio auxquelles s’ajoutent chaque année 800 000 heures au titre du dépôt légal, l’INA compte environ 1 000 salariés.

Dans une démarche d'innovation tournée vers les usages, l'INA valorise ses contenus pour les partager avec le plus grand nombre : sur ina.fr et madelen.ina.fr pour le grand public, sur inamediapro.com et mediaclip.ina.fr pour les professionnels, à l'INA thèque pour les chercheurs.

Avec plus de 2 400 documentaires et programmes produits depuis 40 ans, l'INA a acquis une expérience et un savoir-faire uniques dans la construction du récit et le traitement visuel des archives.

L’Institut assure la mise en œuvre des missions de collecte, catalogage, numérisation, conservation physique et numérique à des fins d’exploitation des collections audiovisuelles et issues du web médias. Elle porte également les missions de la Recherche ainsi que le développement et l’exploitation des technologies industrialisées par l’INA.

L’INA concentre également des compétences d’expertise, une vocation d’observatoire des médias, au service de l’excellence et de l’innovation. Enfin, l’Institut est l’un des premiers centres de formation initiale et continue aux métiers de l’audiovisuel et des nouveaux médias et s’affirme comme un laboratoire de recherche et d’expérimentation.

Mission :

Participer, en lien avec la stratégie de l’Institut, à la mise en œuvre du plan d’actions commerciales et au développement du chiffre d’affaires tout en assurant la gestion administrative et en participant aux actions de communication sur le territoire de la délégation régionale.

Activités principales :

1. Effectuer le suivi des opérations liées aux transactions commerciales : envoi des propositions commerciales, suivi et administration de la commande

• Instruire les demandes entrantes de clients, tous profils confondus, en lien avec le responsable documentaire et/ou le cadre technique

• Répondre aux demandes des clients et gérer le suivi de leurs dossiers

• Traiter les commandes d’ayants droits

• Prendre en charge tout ou partie de la chaine des commandes en lien avec les clients et les équipes de l’INA concernées (gestion des priorités, aspects juridiques et commerciaux, établissement de devis, suivi livraison et pré-facturation)

• Préparer, le cas échéant, avec la déléguée les propositions commerciales en lien avec la grille tarifaire de l’Institut

• Assurer la bonne gestion des documents de suivi des commandes (internes et externes)

• Effectuer la pré-facturation et suivre l'encaissement

• Gérer les demandes d’accréditation (InamédiaPro)

• Garantir l’intégrité des fichiers contacts, clients et partenaires, leur mise à jour et administrer les outils concernés (ex Hubspot)

2 – Coopérer au développement du chiffre d’affaires et au service clients de la Délégation :

• Participer à la prospection de nouveaux clients

• Participer au développement de toutes formes d’opportunités d’affaires et de nouvelles offres, en vue d’assurer la croissance du chiffre d’affaires

• Assurer le suivi commercial et du chiffre d’affaires en lien avec les services commerciaux et la DAF

• Contribuer à la veille avec l’équipe (événements, festivals, prospects) en lien avec les autres délégations régionales

• Prendre part aux négociations commerciales en lien avec la déléguée 

3 – Contribuer aux actions de communication de la Délégation :

• Concevoir, rédiger des textes /articles à destination des différents supports de communication (Newsletters sur Hubspot, intranet, internet, réseaux sociaux, mailings, communiqués…) en lien avec la déléguée et l’équipe

• Assurer la visibilité des actions de la délégation en lien avec les services de communication interne et externe de l’INA 

• Participer, le cas échéant, à la préparation des manifestations culturelles ou éducatives de la délégation 

• Représenter la délégation lors des événements et manifestations

4 - Assurer la gestion administrative et logistique de la Délégation en lien avec les directions supports :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (clients, fournisseurs, visiteurs, chercheurs…)

• Gérer les demandes d’achats de fournitures, faire les bons de commande dans l’outil et en assurer le suivi

• Suivre les dossiers administratifs des personnels CDI, CDD, stagiaires et alternants : suivi des actions de recrutement, formations, relevés mensuels repas, déplacements, etc.

• Traiter les notes de frais avant transmission à la DAF

• Relever la boîte mail commune de la délégation et orienter les demandes

• Préparer le reporting de la délégation

Profil

• Justifier d’un diplôme supérieur (BAC +4/5) dans le domaine du développement commercial et de la relation client ou d’un parcours professionnel admis en équivalence

Compétences :

• Maîtrise des techniques de gestion administrative et de ventes

• Maîtrise des techniques de reporting

• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Canva)

• Maitrise de l’orthographe

• Bonnes connaissances des techniques de négociation

• Bonnes connaissances des techniques de communication

• Bonnes connaissances des réseaux sociaux

• Bonne connaissance du marché et de l’environnement concurrentiel

• Bonne culture audiovisuelle et des médias

Aptitudes

• Organisation, méthode et rigueur,

• Sens du service client et du résultat

• Capacité à convaincre

• Force de proposition

• Curiosité d’esprit

• Sens de la créativité

• Sens de l’écoute

• Capacité à coopérer et à travailler en synergie

• Capacité à gérer des priorités

• Capacité à respecter des délais

• Capacités rédactionnelles